15% de la population mondiale est neurodivergente. Cela se traduit par un fonctionnement neurologique différent de la norme. Il y a donc fort à parier qu’une partie de vos collaborateurs est neurodivergente, que les personnes en soient conscientes ou non. Il fait donc sens de prendre en compte la neurodiversité dans la préparation et l’animation de réunions d’équipe. Voici quelques conseils pour maximiser l’inclusion durant vos réunions.
👉 Fournissez le maximum d’informations en amont de la réunion
Avant chaque réunion, prenez le temps de partager un agenda en amont, ainsi que les instructions de connexion ou le numéro de salle. Si la réunion repose sur un support, pensez également à l’envoyer au moins 12 à 24h avant votre point. Les participant.e.s auront le temps de le consulter, d’y réfléchir, et de préparer d’éventuelles questions. Certains se diront : pourquoi s’imposer tout cela, alors qu’on croule déjà sous le travail ? Les personnes neurodivergentes peuvent parfois ressentir de l’anxiété face à des situations nouvelles ou imprévues. Leur fournir un cadre saura les rassurer. Cela leur permettra également de se concentrer davantage sur ce que vous dites, et de partager plus facilement leurs idées, ce qui bénéficiera à tous.
👉 Limitez la durée de vos réunions
Qui a déjà dû passer 4h non-stop en visioconférence sait de quoi je parle. Votre cerveau n’est pas fait pour se concentrer des heures et des heures, et cela peut être d’autant plus vrai pour certaines personnes neurodivergentes. Certaines peuvent avoir des difficultés à porter leur attention sur le long terme. Pour éviter cela, proposez des réunions courtes, de 30 minutes ou maximum 1h. Si cela n’est pas possible, prévoyez des pauses régulières, pour réduire la fatigue cognitive des participants.
👉Adoptez une approche inclusive où chacun peut s’exprimer
Carl Jung a très bien résumé les deux préférences qui sous-tendent les échanges humains, l’extraversion et l’introversion. Ainsi, les personnes avec une préférence pour l’extraversion auront tendance à s’exprimer promptement. Elles développeront à voix haute leur raisonnement et les itérations de leurs pensées. A l’inverse, les personnes avec une préférence pour l’introversion développeront leur raisonnement en pensée. Elles exprimeront ensuite une réflexion aboutie, s’ils en ressentent le besoin. La conséquence logique ? On entend souvent les mêmes en réunion.
💡Quelles solutions mette en place, pour éviter cela ? Vous pouvez proposer l’usage d’un bâton de parole, nommer un observateur qui régule les temps de parole, ou adopter la règle consistant pour toutes et tous à attendre 30 secondes avant de répondre à une question.
👉Favorisez des environnements de réunion calmes
Certaines personnes neurodivergentes sont plus sensibles aux stimulations cognitives. Evitez donc d’organiser des réunions dans des endroits bruyants, très éclairés, colorés ou odorants. Nous serons à priori toutes et tous d’accord sur ce dernier point! Cela évitera les distractions, et mettra vos participants dans de meilleures dispositions pour se concentrer. Par ailleurs, laissez la porte ouverte aux réunions en télétravail. Etre dans son propre environnement peut représenter une forte amélioration de la qualité des conditions de travail pour certains collaborateurs, et notamment pour des personnes neurodivergentes. Enfin, laissez les collaborateurs qui le souhaitent participer aux réunions debout. Cela peut sembler étrange aux yeux de certains, mais le mouvement et la position debout favorisent l’attention et le confort de certains participants.
👉Libérez la créativité
Avoir un agenda pour vos réunions, c’est nécessaire. Mais ne vous bridez pas ! Cela serait d’autant plus dommage que les jeunes collaborateurs réclament souvent plus d’autonomie, et la capacité à travailler dans un « vide encadré ». Et cerise sur le gâteau? La créativité est une des forces attribuées à certaines neurodivergences, comme l’autisme. Prévoyez donc des temps de réflexion collective, tout en clarifiant les sujets sur lesquels réfléchir (produit à lancer, processus à améliorer, outil à modifier…).
Si vous intégrez ces 5 règles à vos réunions, vous avez de fortes chances de voir la participation et l’attention de vos collaborateurs augmenter. On vous laisse tenter l’expérience, et nous dire en commentaire ce que vous en pensez, et comment cela s’est passé !
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