Le nombre d’organismes de formation a explosé ces dernières années : chaque année, il se crée en moyenne 15 000 organismes en plus qu’il y a encore 5 ou 10 ans ! Autant vous dire, cela multiplie les offres sur le marché de la formation professionnelle. Mais cela signifie aussi que le métier de formateur et formatrice a encore le vent en poupe. De nombreux salariés se tournent vers la formation dans le cadre d’une reconversion, afin de pouvoir mener une vie d’indépendant, ou créent leur propre structure afin de proposer leurs propres contenus pédagogiques. Je fais partie de ce deuxième groupe. Il y a 6 mois maintenant, j’ai créé mon propre organisme de formation. Cette aventure, préparée depuis plus d’un an, est sans aucun doute passionnante. Elle n’en nécessite pas moins beaucoup de travail, d’adaptabilité, et de créativité. Je voudrais donc vous partager les premières leçons que j’ai pu tirer, qui pourront peut-être servir à des personnes cherchant à s’orientant vers l’univers de la formation en entreprise.
La première chose à anticiper avant de se lancer dans la création d’un organisme de formation est le poids de la charge administrative. Jusque-là, rien de surprenant, allez-vous me dire. Car oui, par définition la vie d’entrepreneur est faite de paperasse. Et bien avec la formation, on est clairement dans la moyenne haute en termes de démarches administratives. La première étape est bien entendu de choisir la forme de son entreprise : si vous souhaitez goûter à la vie de free-lance, le choix du statut auto-entrepreneur peut faire sens. Si vous avez vocation à grandir et à recruter, il vaut mieux s’orienter vers une SARL ou une SASU. Vous pouvez assez facilement vous en sortir avec les informations que vous trouverez en ligne. Mais la paperasse ne s’arrête pas là ! En effet pour être reconnu organisme de formation, il faut déposer un dossier auprès de la DRIEETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, pour ceux que ça intéresse). Ce dossier nécessite déjà que vous ayez une idée des déroulés pédagogiques que vous souhaitez présenter. Mon conseil (qui est aussi valable pour la certification Qualiopi), est d’identifier une formation « bestseller » que vous préparez de A à Z comme si vous étiez en situation réelle (création du support, du déroulé pédagogique…). Pendant des années, l’agrément d’organisme de formation était délivré les yeux fermés, mais la croissance des demandes a incité la DRIEETS à mener une analyse plus fine des demandes. Soignez donc bien votre dossier, au risque sinon de devoir recommencer depuis le début, avec une nouvelle proposition de parcours de formation. Information utile également, vous pouvez demander une exemption de TVA pour vos activités de formation, une fois que la DRIEETS vous a accordé un numéro d’agrément. Cela peut être utile si vous cherchez à vendre des formations à des organisations qui ne récupèrent pas la TVA, comme les universités ou le secteur public.
Une fois que vous avez survécu au remplissage de tous ces CERFA (création d’entreprise, création d’un OF…), vous allez faire face à un enjeu tout aussi grand, et encore plus complexe à gérer : la certification Qualiopi. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est vivement recommandée si vous créez un OF. Pourquoi ? Parce que sans certification, vos clients ne pourront pas faire financer vos formations par leur OPCO, et soyons honnêtes, de nombreuses équipes Formation préfèrent utiliser leur budget OPCO, plutôt que de dépenser de l’argent en plus. Pour ma part, j’ai trouvé les informations en ligne pas assez précises ou concrètes à mon goût, j’ai donc fait le choix d’embaucher un consultant Qualiopi pour me guider dans la démarche de certification. Cela a un coût (entre 2000 et 3000 euros environ), mais cela fait clairement gagner du temps. Prévoyez également un budget pour la certification en elle-même, qui coûte environ 1000 à 1500 euros (je vous conseille de demander plusieurs devis à des organismes certificateurs, car les tarifs peuvent varier selon l’organisme). Dernier conseil : faites-vous certifier avant d’avoir eu votre premier client, en vous basant sur ce que vous prévoyez de faire. Votre auditeur vous demandera moins d’éléments que si vous avez déjà eu des premiers clients (sinon il vous faudra déjà démontrer la communication de vos indicateurs de performance, la mise en place d’actions de formation continue, etc., ce qui n’est pas forcément évident si vous avez seulement animé 1 ou 2 formations). Formateurs free-lance, vous n’avez pas forcément besoin de vous faire certifier, car les organismes pour lesquels vous travaillerez seront eux-mêmes certifiés, et pourront donc vous faire bénéficier de cette certification.
Vous avez créé votre entreprise, et vous êtes dans les starting blocks ? Il est donc temps de démarrer votre activité de prospection ! C’est bien sûr super excitant… mais ce n’est pas forcément une mince affaire. En effet, les Responsables Formation sont extrêmement sollicités, et ont tendance à recourir à des organismes avec lesquels ils ont déjà travaillé, et qui ont fait leur preuve. Mais pas de panique, il existe pas mal de manières de s’en sortir ! La première chose à faire est de vous demander quelle est votre « USP », votre unique selling proposition. En gros qu’est ce qui dans votre expérience vous rend différent, et plus à même que les autres à traiter le sujet que vous voulez traiter. Vous pouvez également faire le choix d’aborder dans vos formations une expertise pointue, ou niche. Vous aurez peut-être moins de clients intéressés, mais la concurrence sera moins rude que si vous proposez une formation sur les fondamentaux du management par exemple. Evitez de proposer des formations trop variées, au risque que vos prospects aient du mal à comprendre ce que vous proposez, ou remettent en cause votre expertise (un peu comme dans Cauchemar en cuisine, quand les restaurateurs proposent 80 plats à la carte… qui se révèlent souvent surgelés et de piètre qualité).
Vous savez par quel angle attaquer vos clients ? Il va à présent falloir rentrer en contact avec eux. Pour cela, plusieurs méthodes existent. Je vous conseille de vous concentrer sur votre réseau au départ, qui par définition vous connait, et vous fait confiance. Identifiez dans vos connaissances et relations LinkedIn quelles personnes pourraient promouvoir vos formations dans leur entreprise, ou recourir à vos services. Développez également votre présence sur LinkedIn : commentez des articles, suivez des experts dans des domaines qui vous intéressent, ainsi que des jeunes entreprises et des free-lances qui comme vous, seront ravis d’échanger des points de vue et de partager vos contenus. Participez à des salons sur le thème de la formation, des afterworks RH, bref, tout ce qui peut vous mettre en contact avec des personnes en charge des activités de formation des collaborateurs. Si cela n’est pas suffisant, vous pouvez tenter la bonne vieille « prospection à froid », via des messages LinkedIn (l’abonnement au service Sales Navigator de LinkedIn n’est pas donné, mais il peut vous aider dans les prises de contact et dans l’organisation de votre stratégie de prospection). Vous connaissez des entrepreneurs dans le domaine RH? N’hésitez pas à leur demander quelques adresses email également, cela vous fera sans nul doute gagner du temps. Pensez bien à personnaliser les emails que vous enverrez : les Responsables Formation reçoivent tellement de mails, qu’il y a peu de chances qu’ils répondent à un email automatique envoyé depuis Hubspot. Et le plus important, ne stressez pas si vous avez l’impression de jeter des bouteilles à la mer : la prospection prend du temps, mais vous en verrez les résultats au bout de quelques mois. Et si tel n’est pas le cas, essayez une approche différente dans vos emails, ou cherchez à cibler des clients un peu différents (secteur, nombre de collaborateurs…). Mon conseil ici est d’éviter de contacter en premier les multinationales, qui disposent d’universités internes, et risquent de ne pas avoir besoin de vos services (sauf si bien sûr vous proposez des formations sur des sujets de niche).
Une fois vos premiers clients signés, continuez la prospection pour éviter les périodes de trou (même si vous bénéficierez de bouche à oreille, il y a des chances que vous ayez moins de demandes de devis si vous ne contactez personne pendant des mois). Chouchoutez au maximum vos premiers clients, qui deviendront vos ambassadeurs et feront votre publicité auprès de leur réseau (en plus cela tombe bien, vous devriez à priori avoir pas mal de temps à leur accorder). Cela ne signifie pas brader vos tarifs, ou accéder à leurs moindres demandes, mais prenez bien le temps de comprendre leurs besoins et leurs particularités, et respectez vos engagements – en termes de deadlines par exemple. Pour les premières formations, demandez le maximum de feedbacks, afin de pouvoir corriger certains contenus ou séquençages pédagogiques, et adopter une attitude encore plus engageante et efficace pour les participants.
Dernier conseil (et non des moindres), adoptez une organisation irréprochable. Faites-vous un planning journalier et hebdomadaire, classez soigneusement vos dossiers, et suivez avec rigueur votre activité commerciale et financière (Hubspot et ses concurrents sont très bien pour la partie commerciale par exemple, et Qonto vous propose des outils comptables comme l’ajout en ligne de factures, pour vous aider à anticiper et à préparer la clôture d’année fiscale par exemple). Si vous vous laissez déborder, vous risquez de louper la date butoir des impôts, de vous tromper dans votre déclaration de chiffre d’affaires, ou encore d’oublier de relancer un prospect « chaud »… ce qui serait plus que dommage, vous en conviendrez. Et en prime, cela vous permettra de gagner du temps, qui est particulièrement précieux pour un entrepreneur. Car oui, travailler c’est bien, mais prendre du temps pour soi et pour recharger les batteries, c’est la clef du succès !
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