Les collaborateurs sont de plus en plus impliqués dans les processus de recrutement, qu’ils soient managers ou contributeurs individuels. En effet, impliquer les équipes dans les recrutements est à la fois un levier de développement des compétences, et une source d’efficience pour les équipes RH. Cependant, il n’est pas toujours facile de s’improviser recruteur, et la rédaction de feedback écrit après un entretien peut parfois être faite de manière contre-productive, Voici quelques conseils pour rédiger au mieux un feedback, afin de permettre au manager en charge de prendre la meilleure décision possible pour l’entreprise.
Conseil n1 : Un feedback écrit doit être bien structuré
Par structuré, on entend là mettre en avant de manière ordonnée, claire et concise les informations qui seront utiles à la prise de décision du manager. Commencez donc par votre vote, ou par la note attribuée à l’entretien, selon le procédé retenu dans votre entreprise. La première phrase doit être un positionnement sans ambiguïté sur votre avis ou non quant à l’embauche du candidat ou de la candidate interviewé.e. Ensuite, justifiez votre choix, en fournissant des raisons pour embaucher ou pour ne pas embaucher le ou la candidate, et ce de manière mesurée (sauf cas exceptionnel, vous devez avoir des éléments à mettre en positif et en négatif. Evidemment, le nombre d’arguments positifs est corrélé avec votre choix d’embaucher le ou la candidate). Enfin, détaillez les forces ou les zones d’amélioration relevées pour chaque compétence évaluée, en fournissant les information compétence par compétence.
Conseil n2 : Un feedback doit être basé sur des données et des faits
Evitez absolument des commentaires tels que : « je n’ai pas eu d’effet waouh », « je n’irai pas prendre une bière avec lui/elle », « cette personne ne fit pas avec la culture de l’entreprise ». En effet ces remarques ne reposent pas sur des compétences, et ne peuvent donc pas être utiles au manager en charge. Au contraire, pour chaque compétence évaluée, prenez le temps de noter les résultats et les éléments de contexte chiffrés présentés par le ou la candidat.e, afin de pouvoir permettre au manager de mesurer si le ou la candidat.e a le bon niveau d’expertise ainsi que les bonnes soft skills pour le job.
Conseil n3 : Un feedback doit être inclusif
En rédigeant votre feedback, vous devez être vigileant.e à vos biais cognitifs, qui se manifesteront de manière inconsciente pour influencer votre évaluation du candidat ou de la candidate. De nombreux biais existent : une évaluation faite en comparaison de l’évaluation du candidat reçu précédemment, un poids trop important accordé à un élément positif ou négatif de l’entretien, l’évaluation d’une soft skill avec un biais de genre (par exemple, juger qu’une femme ne peut pas faire preuve de la même assertivité qu’un homme). Pour interrompre les biais, prenez au moins 24h entre l’entretien et la rédaction du feedback final, afin d’avoir le temps de prendre du recul sur la prestation du candidat ou de la candidate, et demandez-vous à chaque phrase si votre manière d’évaluer est inclusive. Et bien sûr, votre feedback ne devra aucunement prendre en compte des critères liés aux minorités, ou au genre : pour rappel par exemple, refuser un poste à une personne sous prétexte qu’elle est en situation de handicap est punissable par la loi. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre offre de formations, qui inclut notamment des formations en recrutement et en management inclusifs (ici).
Conseil n4 : Un feedback pertinent doit faire écho aux valeurs et aux principes de l’entreprise
Comme je vous le disais, parler de « team fit » est un non-sens, et renvoie le plus souvent à une absence de sentiment amical envers le ou la candidate. En revanche, vous êtes en droit d’évaluer les soft skills démontrées ou non par le ou la candidate, ainsi que leur pertinence par rapport aux valeurs de votre entreprise. Votre entreprise valorise la collaboration ? Il est donc clef d’évaluer et de restituer tout élément positif ou négatif concernant les capacités du candidat ou de la candidate à influencer et à porter assistance à ses collègues.
Avec ces conseils, vous serez en mesure de rédiger des feedbacks écrits avec une réelle valeur ajoutée pour les managers en charge de la décision finale. Ne négligez donc jamais cette étape, la valeur d’un feedback écrit construit étant sans commune mesure avec un échange de quelques mots entre deux portes, ou quelques notes sur Slack, comme on voit encore souvent en entreprise. Et si vous constatez dans un processus d’entretien des commentaires non inclusifs, prenez le temps d’éduquer vos collègues à l’enjeu de diversité, et à l’importance d’interrompre les biais inconscients afin de pouvoir recruter les meilleurs talents pour votre entreprise !
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